Regolamento per la costituzione di gruppi operativi

Archim promuove la nascita di gruppi tematici, formati per iniziativa interna all’Associazione ma aperti alla collaborazione esterna, al fine di incentivare la partecipazione attiva degli associati e il raggiungimento di obbiettivi comuni, nell’interesse della professione archivistica e degli archivi. Per pianificare e operare concretamente su temi di interesse dell’Associazione, si sono individuate le seguenti modalità volte a costituire gruppi operativi. I gruppi si dividono in due categorie: permanente e di scopo. Ciascun gruppo ha bisogno, per lavorare, dei seguenti elementi:

a) un coordinatore (in caso, anche due);

b) un minimo di 3 membri (compreso il coordinatore; 4 se i coordinatori sono due)

c) un programma operativo minimo;

d) una campagna di call for interest e di pubblicizzazione degli intenti, dei lavori e dei risultati ottenuti (compresa di titolo ufficiale del tavolo ed eventualmente logo, colore dominante etc.;

e) eventualmente, una durata prefissata (nel caso di tavolo di scopo; nel caso di tavolo permanente, si potrebbe individuare una durata tendenziale per la singola campagna o azione).

Gli snodi operativi da seguire per la formazione e la gestione dei gruppi operativi sono i seguenti:

1) Su proposta interna o degli associati (singoli o in gruppo) il Consiglio Direttivo Nazionale (d’ora in avanti CDN) individua un tema di interesse sul quale si voglia svolgere una azione;

2) il CDN individua una rosa di possibili coordinatori (per interessi, capacità o esperienze pregresse), che provvede a contattare; ad essi va chiesto di farsi carico del coordinamento dell’azione sul tema prescelto;

3) non appena ricevuta risposta positiva da un coordinatore, il CDN stende insieme a lui/lei un programma contenente: a) posizione del problema; b) finalità prefissate; c) tappe operative per giungere alle finalità prefissate;

4) una volta stabilito il programma, si passa ad una call pubblica (aperta all’interno e all’esterno) per giungere al numero minimo di membri, tale da consentire un’azione efficace sul tema prescelto;

5) solo se si arriva al numero minimo di partecipanti, il gruppo apre i propri lavori, seguendo il programma stabilito;

6) sarebbe auspicabile che ciascun gruppo, all’atto della nascita, sia munito di un titolo (ed eventualmente di un logo), e sia oggetto di una specifica campagna di pubblicizzazione periodica degli intenti, dei lavori e dei risultati ottenuti;

7) il coordinatore dirige i lavori del tavolo e riferisce periodicamente in proposito al CDN;

8) qualora i partecipanti al gruppo vengano meno, i lavori, su proposta del coordinatore, saranno sospesi finché si verifichino di nuovo le circostanze che permettano di operare in modo efficace;

9) i risultati del gruppo andranno pubblicizzati man mano che saranno ottenuti. In ogni caso saranno pubblicizzati i lavori e gli sforzi del gruppo, anche in caso di raggiungimento parziale o mancato degli obbiettivi.

10) Se il gruppo è di scopo, all’eventuale scadere del tempo prefissato, esso si scioglie (salvo eventuali opportune proroghe decise di concerto con il CDN).